La fine del 2025 segna un nuovo passo avanti con le novità Google Workspace. Non si tratta di semplici miglioramenti incrementali, ma di aggiornamenti che incidono in modo concreto su sicurezza, collaborazione e produttività, tre pilastri fondamentali per qualsiasi organizzazione che lavori in ambienti digitali complessi e distribuiti.
In questa prima parte analizziamo quattro novità introdotte a fine novembre 2025, con un approccio pratico: non solo cosa cambia, ma perché è rilevante per aziende, team e professionisti. Nella seconda parte approfondiremo ulteriori aggiornamenti che completano questo quadro di trasformazione.
1. Scadenze di condivisione nei Drive condivisi: più controllo, meno rischio
Una delle novità Google Workspace più attese dagli amministratori IT e dai responsabili della sicurezza è finalmente realtà: la possibilità di impostare una scadenza dell’accesso per file e cartelle nei Drive condivisi, direttamente dalla finestra di condivisione di Google Drive.
Fino ad oggi, le scadenze erano disponibili solo in “Il mio Drive”, creando una disparità di comportamento che spesso costringeva a controlli manuali o a processi di revisione periodica degli accessi. Con questo aggiornamento, Google porta coerenza e semplicità anche nei Drive condivisi, che sono il cuore della collaborazione aziendale.
Cosa cambia nel concreto
- È possibile impostare una data di scadenza per l’accesso a singoli file condivisi con collaboratori temporanei.
- Per le cartelle nei Drive condivisi, si può applicare una scadenza al ruolo di Visualizzatore.
- Alla scadenza, l’accesso viene revocato automaticamente, eliminando il rischio di dimenticanze o permessi non più necessari.
Particolarmente rilevante è anche la standardizzazione del comportamento tra Il mio Drive e i Drive condivisi. In passato, la scadenza di un permesso temporaneo poteva causare la perdita totale dell’accesso a un file; ora, alla scadenza del ruolo Editor, l’utente torna automaticamente al livello di accesso ereditato dalla cartella principale. Un dettaglio tecnico che, in realtà, migliora molto l’esperienza utente e riduce i ticket di supporto.
Disponibile su Web e Android, questa funzione rappresenta un passo importante verso una gestione degli accessi più matura e conforme alle policy di sicurezza aziendali.
2. Le chat di Google Meet arrivano in Google Chat: continuità prima e dopo la riunione
Un’altra novità Google Workspace strategica riguarda l’integrazione tra Google Meet e Google Chat. A partire da novembre, i messaggi scambiati durante una riunione Meet non si “perdono” più al termine della call, ma vengono conservati e resi disponibili in una conversazione dedicata su Google Chat.
Questo aggiornamento risolve uno dei problemi più comuni delle videocall: informazioni importanti condivise in chat che diventano difficili da recuperare dopo la riunione.
I principali vantaggi
- Messaggi, link, file e risorse condivise durante la riunione restano accessibili anche dopo.
- È possibile preparare la riunione in anticipo, condividendo documenti e materiali su Google Chat prima dell’incontro.
- Durante la call, i partecipanti possono reagire con emoji, condividere immagini e file, rendendo la comunicazione più ricca e immediata.
- Tutto confluisce in un’unica piattaforma, semplificando la ricerca delle informazioni.
Dal punto di vista del controllo, gli organizzatori mantengono piena gestione della funzionalità, che può essere attivata o disattivata prima dell’inizio della riunione tramite Google Calendar. È importante notare che l’impostazione non è modificabile a riunione avviata, un dettaglio che rafforza la chiarezza operativa.
Per quanto riguarda i partecipanti esterni, Google ha adottato un approccio prudente: l’accesso alla chat è limitato al tempo di partecipazione alla riunione, senza visibilità della cronologia precedente o successiva. Una scelta che bilancia collaborazione e sicurezza.
3. “Aiutami a creare” in Google Moduli ora parla anche italiano
L’intelligenza artificiale continua a espandersi all’interno di Workspace, e novembre 2025 segna un momento chiave per l’adozione internazionale. La funzione “Aiutami a creare” in Google Moduli, basata su Gemini, diventa disponibile anche in italiano, oltre che in spagnolo, francese, tedesco, portoghese, giapponese e coreano.
Questa novità abbassa ulteriormente la soglia di accesso alla creazione di moduli complessi, questionari e survey strutturate.
Come funziona?
- L’utente inserisce un prompt descrivendo il modulo che desidera creare.
- È possibile fare riferimento anche a Documenti, Fogli, Presentazioni o PDF.
- Gemini genera una bozza completa del modulo, pronta all’uso o facilmente personalizzabile.
Per aziende e team HR, marketing o formazione, questo significa risparmiare tempo, ridurre errori e standardizzare i processi di raccolta dati, anche per chi non ha competenze avanzate di progettazione dei moduli.
4. Appunti di riunione più dettagliati con “Prendi appunti per me” in Meet
Chiudiamo questa prima parte con l’ultima novità Google Workspace pensata per chi lavora su progetti complessi e riunioni ad alta densità informativa. In Google Meet arriva la possibilità di scegliere la lunghezza delle note generate automaticamente dalla funzione “Prendi appunti per me”.
Selezionando l’opzione “Più lunghe”, è possibile ottenere note circa il doppio rispetto allo standard, ideali per:
- riunioni tecniche,
- allineamenti di progetto articolati,
- sessioni di pianificazione strategica.
La funzione è disattivata per impostazione predefinita e attivabile manualmente dall’utente. Al momento è disponibile solo in inglese, ma rappresenta un chiaro segnale della direzione presa da Google: supportare sempre di più la documentazione automatica del lavoro, riducendo il carico cognitivo dei partecipanti.
Uno sguardo avanti con eSourceCapital
Queste 4 novità Google Workspace mostrano una tendenza chiara: Google Workspace sta diventando sempre più integrato, intelligente e orientato ai processi reali delle aziende. Sicurezza degli accessi, continuità delle conversazioni, supporto dell’AI e miglior gestione delle informazioni sono i temi centrali di questa evoluzione.
Nella Parte 2 esploreremo ulteriori aggiornamenti che completano questo scenario e aiutano le organizzazioni a sfruttare Workspace in modo ancora più strategico.
Non a caso eSourceCapital, partner ufficiale Google, affianca le aziende nell’adozione e ottimizzazione di Google Workspace, aiutandole a tradurre ogni aggiornamento in produttività reale, sicurezza e crescita sostenibile. Quindi non esitare a contattarci! Ti aspettiamo.