Come può la tua azienda passare il suo lavoro a Google?

Una delle preoccupazioni più comuni dei  nostri clienti sul passaggio a Google è: cosa succederà alla mia azienda durante il processo di migrazione? Durante il passaggio ad una nuova tecnologia non bisogna considerare solo la migrazione tecnica dei dati ma anche il cambiamento organizzativo necessario per l’adozione degli nuovi strumenti (in inglese, Change Management).

Il processo di preparazione è fondamentale per organizzare la migrazione in forma graduale e garantire la continuità del servizio al momento del passaggio finale (GO-LIVE). Prima di iniziare il progetto, bisogna avere un’idea chiara sul perché del cambio, così da definire gli obiettivi e i requisiti specifici, l’ambito del progetto, i ruoli e le responsabilità dei singoli, ed identificare gli stakeholders per garantire che il progetto rimanga in linea con la pianificazione.

Alcuni dei nostri clienti hanno già vissuto, precedentemente, delle migrazioni molto sconvolgenti con grossi cambiamenti non solo a livello di applicativi ma anche a livello di infrastruttura (OS, server, computer) con qualche disservizio e disagio per gli utenti. É per questo che quelli che non hanno mai effettuato una migrazione a Google sono preoccupati, in quanto non sanno cosa succederà ai loro dati e alla loro organizzazione.

Quindi, prima di iniziare la migrazione è consigliabile fare un inventario del sistema attuale (utenti, alias, gruppi, account condivisi, calendari, applicativi o hardware collegati all’ambiente esistente) e iniziare la gestione del cambio con la finalità di decidere l’approccio giusto per raggiungere i risultati predefiniti.

Cosa (realmente) succede con la migrazione dei dati a Google? Le caselle di posta elettronica e le altre funzionalità (invio e ricezione delle email, archiviazione, backup, calendario, contatti, controllo antispam, antivirus) vengono normalmente gestite internamente dai nostri clienti (o da un servizio di hosting) con le relative responsabilità di manutenzione di hardware, software, upgrade e supporto. Migrare alla piattaforma di Google significa affidare l’indirizzo dalla struttura locale (o l’ hosting) alla struttura di Google disponibile in Cloud che garantirà alta affidabilità e disponibilità (99,99%), accesso da qualsiasi dispositivo e da qualunque parte agli strumenti di collaborazione di Google (Drive, Docs, Sites e Hangouts). Migrare il sistema di posta elettronica significa anche migrare il contenuto delle caselle esistenti (interamente o quanto desiderato dal cliente), i contatti ed i calendari alla nuova piattaforma di Google. Durante il processo di migrazione è importante considerare la piattaforma (o cliente) esistente (Exchange, Outlook, Lotus Notes, IMAP server, ecc.) per decidere lo strumento di migrazione più adeguato (Google o di terze parti).

Dopo la migrazione, bisognerà lavorare all’adozione del nuovo strumento , quindi, non si potrà sottovalutare la formazione degli utenti.

Sembrerà un processo complesso però con la giusta programmazione e la guida di un partner qualificato, il cambio potrà essere eseguito in breve tempo (< 90 giorni) e con un disservizio minimo. eSource Capital (Premiato Google Deployment of the Year nel 2014) ha già migrato con successo più di 250.000 utenti!