Una delle preoccupazioni più comuni dei nostri clienti sul passaggio a Google è: cosa succederà alla mia azienda durante il processo di migrazione? Durante il passaggio ad una nuova tecnologia non bisogna considerare solo la migrazione tecnica dei dati ma anche il cambiamento organizzativo necessario per l’adozione degli nuovi strumenti (in inglese, Change Management). In questo articolo scopriremo come può la tua azienda passare a Google, i processi, le evenutali problematiche e soluzioni!
La preparazione della tua azienda passare a Google
Il processo di preparazione è fondamentale per organizzare la migrazione in forma graduale e garantire la continuità del servizio al momento del passaggio finale (GO-LIVE). Prima di iniziare il progetto, bisogna avere un’idea chiara sul perché del cambio, così da definire gli obiettivi e i requisiti specifici, l’ambito del progetto, i ruoli e le responsabilità dei singoli, ed identificare gli stakeholders per garantire che il progetto rimanga in linea con la pianificazione.
Alcuni dei nostri clienti hanno già vissuto, precedentemente, delle migrazioni molto sconvolgenti con grossi cambiamenti non solo a livello di applicativi ma anche a livello di infrastruttura (OS, server, computer) con qualche disservizio e disagio per gli utenti. É per questo che quelli che non hanno mai effettuato una migrazione a Google sono preoccupati, in quanto non sanno cosa succederà ai loro dati e alla loro organizzazione.
Quindi, prima di iniziare la migrazione è consigliabile fare un inventario del sistema attuale (utenti, alias, gruppi, account condivisi, calendari, applicativi o hardware collegati all’ambiente esistente) e iniziare la gestione del cambio con la finalità di decidere l’approccio giusto per raggiungere i risultati predefiniti.
Cosa (realmente) succede con la migrazione dei dati a Google?
Le caselle di posta elettronica e le altre funzionalità (invio e ricezione delle email, archiviazione, backup, calendario, contatti, controllo antispam, antivirus) vengono normalmente gestite internamente dai nostri clienti (o da un servizio di hosting) con le relative responsabilità di manutenzione di hardware, software, upgrade e supporto. Migrare alla piattaforma di Google significa affidare l’indirizzo dalla struttura locale (o l’ hosting) alla struttura di Google disponibile in Cloud che garantirà alta affidabilità e disponibilità (99,99%), accesso da qualsiasi dispositivo e da qualunque parte agli strumenti di collaborazione di Google (Drive, Docs, Sites e Hangouts).
Migrare il sistema di posta elettronica significa anche migrare il contenuto delle caselle esistenti (interamente o quanto desiderato dal cliente), i contatti ed i calendari alla nuova piattaforma di Google. Durante il processo di migrazione è importante considerare la piattaforma (o cliente) esistente (Exchange, Outlook, Lotus Notes, IMAP server, ecc.) per decidere lo strumento di migrazione più adeguato (Google o di terze parti).
Perché passare a Google Cloud?
Facilità di migrazione e accessibilità Una delle principali preoccupazioni per le aziende che considerano il passaggio al cloud è la complessità della migrazione. Google Cloud Platform si distingue per la sua facilità di migrazione e gestione, consentendo alle aziende di spostare i loro dati e applicazioni con minimo disagio. La migrazione è supportata da strumenti che automatizzano molte delle procedure necessarie, rendendo il processo meno intimidatorio e più gestibile.
Sicurezza dei dati Quando si parla di spostare asset aziendali critici come i dati in cloud, la sicurezza è di massima importanza. Google Cloud offre sicurezza di livello enterprise, proteggendo i dati e le infrastrutture con una serie di misure rigorose. Queste includono la crittografia dei dati sia in transito sia a riposo, la gestione avanzata dell’identità, le politiche di accesso sicuro e molto altro. La sicurezza viene continuamente aggiornata per contrastare le minacce emergenti, garantendo che le tue informazioni siano protette con le tecnologie più avanzate.
Preparazione alla migrazione dell’azienda per passare a Google
Pianificazione e Change Management Prima di intraprendere il processo di migrazione, è essenziale stabilire un piano dettagliato. Il Change Management è un elemento cruciale di questo piano, poiché si occupa delle implicazioni organizzative del cambiamento tecnologico. È importante non solo pianificare la migrazione tecnica dei dati, ma anche preparare la tua organizzazione al cambio attraverso una formazione adeguata e una comunicazione efficace.
Inventario del sistema esistente Fare un inventario completo del sistema IT attuale è un primo passo vitale. Questo dovrebbe includere un elenco dettagliato di utenti, alias, gruppi, account condivisi, calendari e qualsiasi hardware o software connesso all’ambiente esistente. Questa fase aiuta a identificare quali dati e servizi sono critici e devono essere migrati con priorità, assicurando che nulla di essenziale venga trascurato.
Il processo di migrazione per passare a Google
Fasi chiave della migrazione La migrazione a Google Cloud si svolge in diverse fasi, iniziando con una valutazione dettagliata delle esigenze aziendali e della compatibilità tecnologica. Una volta completata la valutazione, segue la fase di pianificazione dove vengono definiti i requisiti specifici e gli obiettivi del progetto. Il passaggio successivo è l’esecuzione della migrazione, che può essere effettuata gradualmente per minimizzare l’interruzione del servizio. Infine, il GO-LIVE, dove i sistemi vengono completamente trasferiti a Google Cloud e diventano operativi.
Selezione degli strumenti di migrazione Google offre una varietà di strumenti per facilitare la migrazione da diverse piattaforme, come Exchange, Outlook, Lotus Notes, e server IMAP. La selezione dello strumento giusto dipende dalla piattaforma originale e dalle specifiche esigenze aziendali, garantendo una transizione il più possibile fluida e senza intoppi.
Formazione e adozione post-migrazione
Dopo la migrazione, l’adozione dei nuovi strumenti diventa la priorità. È fondamentale che gli utenti siano formati sulle funzionalità di Google Cloud per sfruttare appieno i benefici della nuova piattaforma. Programmi di formazione ben strutturati possono accelerare questo processo, aiutando gli utenti a sentirsi a proprio agio con i nuovi sistemi e a lavorare in modo efficace.
Successi e testimonianze
eSource Capital è un esempio lampante di come una migrazione ben pianificata possa essere eseguita efficacemente. Premiato con il Google Deployment of the Year nel 2014, ha guidato oltre 250.000 utenti attraverso una transizione senza problemi verso Google Cloud, dimostrando che con la giusta preparazione e supporto, i tempi di migrazione possono essere notevolmente ridotti e gli inconvenienti minimizzati.
Conclusione
Migrare a Google Cloud non è solo una questione di spostare dati da un punto A a un punto B. È un’opportunità per trasformare il modo in cui la tua azienda opera, rendendola più flessibile, sicura e pronta per il futuro. Con il giusto partner e una pianificazione adeguata, il passaggio a Google può essere un processo fluido e senza sorprese. Se desideri esplorare ulteriormente questa opportunità, non esitare a contattarci per discutere come possiamo aiutarti nella tua transizione verso il cloud.
