Sono tanti i motivi che hanno decretato il successo di Google Workspace nel mondo del lavoro. Elencarli tutti richiederebbe un articolo a parte, tuttavia ne vogliamo citare almeno uno: la continuità e la familiarità che l’utente trova nel passaggio dalla vita privata a quella professionale. Praticamente chiunque infatti utilizza le applicazioni che compongono la suite di Google anche fuori dal lavoro e questo fa sì che si crei una grande confidenza con l’interfaccia e le funzioni che le applicazioni mettono a nostra disposizione nella quotidianità. Spesso, però, ci limitiamo a sfruttarne solo una piccola parte, ignorando le grandi potenzialità che si nascondono al loro interno. In questo caso approfondiremo Gmail, andando a presentare 3 “chicche” che potreste non conoscere. Siete pronti?
1. Delegare la gestione della posta
Una funzionalità molto utile in ambito lavorativo è la possibilità di delegare la gestione della propria posta a un altro utente (immaginiamo un capo ufficio che desideri delegare il proprio Gmail al suo segretario, ad esempio). Farlo è semplicissimo! Vi basterà andare nelle Impostazioni e successivamente nella sezione Account. Qui troveremo la voce Concedi l’accesso al tuo account e dopo aver aggiunto l’indirizzo email desiderato, in pochi passaggi avremo concesso la delega della nostra posta elettronica. I delegati possono leggere, inviare ed eliminare le email, ma non possono chattare con altre persone o cambiare la password di Gmail (quindi la sicurezza è sempre garantita). Inoltre quando inviano un messaggio, il loro indirizzo email viene sempre visualizzato.
2. Spostare la chat sul lato destro
Gmail ha recentemente rinnovato l’interfaccia grafica, ora diventata ancora più intuitiva e “accattivante”. Dalla barra di sinistra avremo un facile accesso, oltre che alla nostra posta e le relative etichette, alla Chat integrata e a Google Meet. Tuttavia, potremmo desiderare di avere l’area dedicata alla Chat sul lato destro della nostra schermata e per farlo dovremo nuovamente andare nelle Impostazioni e successivamente nella sezione Chat e Meet. Possiamo osservare qui la presenza di una voce, Posizione della chat, che contiene al suo interno 2 possibili scelte: possiamo infatti decidere di mantenere la chat sul lato sinistro o appunto spostarla sul lato destro. Massima flessibilità anche dal punto di vista grafico, per andare incontro alle esigenze di tutti!
3. Organizzare la posta attraverso i filtri
Possiamo gestire la posta in arrivo utilizzando i filtri di Gmail per inserire un’etichetta, archiviare, eliminare, aggiungere a Speciali o inoltrare automaticamente la posta. La creazione di un filtro è molto semplice: inseriamo nella barra di ricerca i criteri che ci interessano (immaginiamo, ad esempio, di voler applicare l’etichetta “marketing” a tutta quella posta che contiene come oggetto appunto la parola marketing) e verifichiamo che la ricerca restituisca i risultati desiderati clic su Cerca. A questo punto apriamo le impostazioni per la ricerca avanzata e facciamo clic su Crea filtro. Da adesso in poi, in tutte le email che riceveremo (o anche in quelle che abbiamo già nella nostra posta in arrivo, “spuntando” l’apposita casella) verrà applicata, nel nostro caso, l’etichetta marketing. Ottimo, no?
Conclusioni
Come detto ci siamo limitati a una piccola selezione di tutte quelle funzionalità che rendono Gmail uno strumento funzionale e versatile. Vuoi scoprire quanto altro c’è a disposizione per migliorare l’efficienza del lavoro per la tua azienda?
Noi siamo qui per aiutarti nella scelta: contattaci per scoprire come Esource Capital può supportarti facendoti scoprire tutti i vantaggi che la soluzione di Google Workspace può portare nel tuo lavoro.
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