Le presentazioni su Google Calendar sono spesso superficiali: praticamente chiunque, nella propria vita quotidiana o in ambito lavorativo, ha avuto a che fare con l’applicazione di Google che consente di gestire nella maniera più efficiente i propri impegni, gli appuntamenti (di lavoro e non), i meeting aziendali o dei semplici promemoria su attività da svolgere.
La facilità di utilizzo di Calendar ha contribuito alla sua diffusione su scala mondiale, ma non dobbiamo commettere l’errore di considerare questa semplicità di utilizzo come una mancanza di profondità. Sono tantissime, infatti, le funzionalità che questo strumento mette a nostra disposizione, rendendo la gestione del nostro tempo comoda e produttiva.
Vediamo assieme alcune caratteristiche che potrebbero fare la differenza nella sfera lavorativa e perché no, anche in quella privata.
Sempre al passo col… tempo!
Alcuni contesti lavorativi, potrebbero metterci in condizione di dover viaggiare frequentemente in giro per il globo, o comunque di doversi relazionare con colleghi o fornitori che risiedono all’estero. Dover pianificare riunioni a distanza, quando ci sono differenze importanti di orario, può essere stressante e non sempre semplice. Con Calendar abbiamo la possibilità tuttavia di inserire un fuso orario secondario da mostrare a fianco a quello principale. In questo modo avremo sempre sott’occhio la differenza di orario e potremmo pianificare più agevolmente le nostre riunioni. Inoltre è possibile inserire diversi orologi internazionali nella nostra schermata principale e tutto questo, unito alla possibilità di visualizzare i calendari dei nostri colleghi, ci permetterà di sapere sempre quando una conferenza rientra nei rispettivi orari di lavoro di tutti.
Programma di appuntamenti prenotabili
Attraverso Google Calendar è possibile gestire in maniera intelligente il proprio tempo, mettendo a disposizione dei clienti o dei colleghi degli slot temporali all’interno dei quali prenotare un appuntamento. Immaginiamo di essere un docente o un medico (gli esempi potrebbero essere tantissimi) e di voler organizzare degli orari di ricevimento. Con Calendar, possiamo trasformare qualsiasi arco temporale in slot di più piccole dimensioni (ad esempio di 30 minuti ciascuno) da mettere a disposizione dei clienti. Viene generato automaticamente un link che possiamo condividere e una volta che una persona avrà prenotato un determinato spazio per appuntamenti, questo non sarà più disponibile agli altri e noi avremo sempre contezza di come la nostra agenda quotidiana sarà strutturata. Tutto, come sempre, in maniera facile e rapida: bastano infatti pochi clic e il gioco è fatto!
Creazione degli eventi da Gmail
Google Calendar e Gmail lavorano a braccetto per rendere l’esperienza utente sempre più soddisfacente. Quando ricevi una email a seguito di una prenotazione aerea, di un treno, ma anche di un ristorante o di un concerto, Calendar genera automaticamente un evento con all’interno tutti i dati di cui avrai bisogno, come il luogo in cui si svolgerà l’evento, il codice di conferma di un volo o il link all’email originale. Inoltre la gestione di questi eventi è totalmente smart, per cui se dovessero essere apportate modifiche a un volo (per restare all’interno dello stesso esempio), l’evento verrebbe aggiornato contestualmente.
Conclusioni
Ci siamo limitati a una piccola selezione di tutte quelle funzionalità che rendono Calendar uno strumento funzionale e versatile. Vuoi scoprire quanto altro c’è a disposizione per migliorare l’efficienza del lavoro per te e la tua azienda?
Noi siamo qui per aiutarti nella scelta: contattaci per scoprire come Esource Capital può supportarti facendoti scoprire tutti i vantaggi che la soluzione di Google Workspace può portare nel tuo lavoro.
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