Oggi non si fa più business da soli: gli impiegati non lavorano più solo tra di loro ma devono confrontarsi con terzi (fornitori, clienti e altre aziende) e spesso su periodi a breve termine. In questi casi, la risposta alla necessità di un’organizzazione più sicura delle informazioni è la “data di scadenza”per l’accesso di specifici utenti a file in Google Drive, Docs, Sheets e Slides.
Immagina che la tua attività abbia bisogno di un consulente esterno per un progetto di tre mesi. Questo consulente richiede un accesso diretto alle informazioni personali dei tuoi impiegati. Il consulente può dunque accedere ad una lista condivisa dei dati dei tuoi impiegati attraverso Sheets, con una visualizzazione riservata e limitata nel tempo. Fuori dalla data di scadenza del contratto, il soggetto esterno non potrà più aprire il documento poiché gli sarà negato.
Questa funzionalità, che va di pari passo con le caratteristiche del sistema di Rights Management (IRM) lanciate lo scorso Luglio, incrementa la sicurezza del tuo archivio dati.
Ricorda però che la data di scadenza di accesso è applicabile solo agli utenti abilitati alla visualizzazione e al commento; i possessori dei file o gli utenti con accesso alla funzione di modifica ne sono esenti.
Questa opzione entrerà ufficialmente in funzione a metà dell’anno corrente. Per maggiori informazioni, consultare l’Help Center di Google Drive nelle sezioni “Condivisione File e Cartelle” e “Modifica Impostazioni di Condivisione”.
© Claudia Minici
