SHADOW IT – Rischio o opportunità?

Hai mai utilizzato

il tuo dispositivo o applicativo personale per lavoro?

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Con l’esplosione dei dispositivi mobile e delle funzionalità disponibili con il cloud computing, molti dipendenti utilizzano all’interno dell’azienda strumenti personali (Smartphone e Tablet) e applicativi non autorizzati lasciando il dipartimento IT “al buio” dalle loro spese tecnologiche (Shadow IT).

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Nel 2013, Frost & Sullivan ha condotto un’indagine con 600 dipendenti dove più dell’80% delle persone intervistate ha ammesso di utilizzare applicativi Software-as-a-Service (SaaS) non autorizzati dall’IT per svolgere il proprio lavoro più efficientemente.

Oggi, la maggioranza degli IT Manager e dei dirigenti aziendali si trovano nella necessità di dover gestire questo crescente “Shadow IT”, termine utilizzato per descrivere investimenti, acquisizioni o sviluppi senza il controllo o l’autorizzazione formale del dipartimento IT.

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Secondo Gartner, il 38% delle spese di IT aziendale sono fuori dal budget IT corporativo: si stima che questo dato supererà il 50% nel 2017. Lo Shadow IT nasce, infatti, come risposta degli impiegati a sfruttare differenti servizi e/o strumenti per lavorare con la stessa flessibilità, semplicità ed efficienza già esistente nelle loro vite personali.

Quale sono i rischi dello Shadow IT?

Per le aziende, l’uso di dispositivi ed applicativi non autorizzati e non controllati dal dipartimento IT porta la creazione di nuovi rischi di sicurezza: dalla perdita di dati, infezioni di malware e phishing alle violazioni di conformità, minacce competitive e danni alla reputazione aziendale, oltre che alla limitata possibilità di negoziare migliore prezzi e termini contrattuali.

Lo Shadow IT rappresenta un problema o un’opportunità?

Lo Shadow IT non è limitato ad una sola funzione: normalmente, gli applicativi di uso personale vengono usati per risolvere problemi quotidiani dei dipendenti – da condivisione ed archivio dei documenti a videoconferenze, che permettono di incontrare le persone face-to-face da qualsiasi parte del mondo. 

Pertanto, lo Shadow IT non è sempre un nemico. È solamente la risposta naturale degli impiegati che decidono di usare gli strumenti personali per lavorare meglio.

Cosa dobbiamo fare con lo Shadow IT?

Controllare l’uso dei dispositivi personali al lavoro non è più un’alternativa. Infatti, secondo Forrester, attualmente il 69% delle aziende permettono già il BYOD (Bring your Own Device), cioè l’utilizzo di strumenti personali per lavoro. Questa tendenza è in crescita con una stima dell’ 85% nel 2020.

Pertanto, invece di bloccare lo Shadow IT, è necessario valutare quale sono gli applicativi che gli utenti hanno bisogno per essere più produttivi, rendendoli disponibili in forma controllata e sicura.

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Quali sono gli applicativi più usati dai dipendenti a livello aziendale?

Oggi lavorare in team ed in mobilità è molto importante: i team sono ovunque e le persone condividono il proprio lavoro da qualunque parte e da qualsiasi dispositivo. Migliorare la collaborazione e la comunicazione (anche con strumenti personali) è la chiave per velocizzare il lavoro in azienda.

Google Apps for Work e Office 365 sono suite di produttività a livello aziendale che permettono l’accesso a strumenti avanzati (storage, chat, ricerca avanzata, condivisione di documenti e backup) con controllo, privacy e sicurezza a livello business, necessari a garantire la protezione dei dati e della reputazione aziendale.

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@ Dulce Casadiego