E se ti dicessimo che esiste uno strumento di sicurezza che ti permette di gestire le tue email all’interno di Google Workspace nella completa serenità?
Ebbene sì, ToogleBox è stato progettato con l’obiettivo di facilitare il ruolo dei superadmins o admins nel preservare le loro organizzazioni da possibili attacchi di phishing e altre minacce alla sicurezza delle e-mail.
ToogleBox è, semplicemente, una piattaforma sicura con strumenti in grado di semplificare, automatizzare e migliorare le funzionalità di Google Workspace.
Andiamo a vedere quali sono le sue principali funzionalità e che tipo di servizio offre:
- Recuperare o eliminare e-mail indesiderate.
Come abbiamo già brevemente introdotto, ToogleBox è lo strumento perfetto per eliminare e-mail dannose e prevenire episodi pericolosi come attacchi di phishing, che hanno solitamente successo quando gli utenti cliccano inconsciamente su link sospetti o immagini fraudolente.
- Personalizzare la tua firma e portare le tue e-mail ad un altro livello.
Attraverso questa funzionalità, i tuoi dipendenti potranno lasciare un’immagine professionale e coerente di sé stessi ogni volta che inviano un’e-mail. Con ToogleBox potrai trasformare ogni interazione via e-mail in una preziosa opportunità per sviluppare e introdurre nuove iniziative di marketing.
- Puoi sempre assicurarti la massima qualità dei tuoi dati.
ToogleBox si prende la responsabilità di curare i dati dei tuoi dipendenti per garantire sempre l’affidabilità, la coerenza e l’accuratezza. In questo modo, non dovrai più passare interminabili ore a controllare e correggerli e potrai dedicarti al processo cruciale: valutare le decisioni migliori per la tua azienda.
- Automatizza le tue liste di distribuzione.
Creare liste di distribuzione e mantenerle aggiornate è essenziale per raggiungere i tuoi dipendenti al momento giusto, garantendo costantemente una comunicazione efficiente. Questo processo viene permesso manualmente già da Google Groups; ma che ne pensi se avessi a disposizione una piattaforma che li generi automaticamente? Bene, ToogleBox offre anche questo servizio.
- Aggiorna in maniera tempestiva le informazioni dei tuoi dipendenti.
Un aspetto fondamentale per sfruttare al meglio le potenzialità di ToogleBox è l’aggiornamento di tutte le informazioni rilevanti dei tuoi dipendenti di Google. Questo strumento ti permette di aggiornarli in maniera tempestiva e includere, qualora fosse necessario, dei campi aggiuntivi utilizzando i Suppemental Fields.
- Condividi con i tuoi collaboratori.
ToogleBox ti consente di configurare i domini esterni in modo tale da essere sempre sincronizzato con la Directory (contenitore dove puoi trovare tutti i file). Inoltre, i contatti esterni come i clienti e i fornitori potranno essere sempre accessibili come contatti condivisi.
I primi step con ToogleBox
Abbiamo illustrato le principali funzionalità che questo strumento offre, dunque è essenziale mostrare anche quali sono i primi step da effettuare se tu, superandmin, sei interessato e vuoi utilizzare ToogleBox.
Per prima cosa, ToogleBox deve essere installato da Google Workspace Marketplace. Una volta effettuata la ricerca del nostro strumento, il processore ti mostrerà tre risultati che corrispondono alle applicazioni che dovrai installare. La prima sarà ToogleBox e per installarla devi cliccare sul bottone blu “Admin Install” e selezionare l’opzione “Everyone at your organization” .
Una volta installato ToogleBox, è importante che tu segua questi step:
1. Seleziona la lingua pertinente e che riesci meglio a comprendere (inglese, spagnolo, giapponese o portoghese) cliccando sul menù a tendina che ti compare in alto a destra.
2. Attiva i servizi di cui avrai bisogno. Clicca su “settings” e seleziona Services/Domain, dove avrai accesso alla lista dei servizi che vuoi attivare. Ti basterà premere il bottone di lato che diventerà verde non appena attivi il servizio.
3. Aggiungi, se necessario, altri utenti come amministratori di ToogleBox e assegna a loro un ruolo. Questo lo puoi fare sempre nell’area “settings” dove puoi cliccare su Manage Administrators. Puoi anche aggiungere persone esterne alla tua azienda e assegnare a loro uno specifico ruolo.
4. Quando hai un ambiente strutturato in più domini, è necessario aggiungere ciascuno di questi dal pannello “Add a domain” che si trova sulla barra in alto a destra della Homepage, cliccando sull’icona “+”.
Questi semplici step sono essenziali per cominciare al meglio questa nuova esperienza con ToogleBox. Se hai bisogno di un ulteriore aiuto, puoi guardare questo video: ti sarà utile nell’istallazione del programma.
Dunque, cosa aspetti? Clicca qui oppure chiedi a noi di eSourceCapital, saremo ben lieti di aiutarti!
