Da Microsoft Office Licensing a Google Apps for Work!

Pagate troppo per la vostra licenza di Microsoft Office?

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Avete mai fatto una valutazione del corrente uso delle applicazioni MS per ogni utente della vostra azienda? La risposta sorprenderebbe voi e la vostra compagnia per via dei costi elevati della licenza MS.

Nell’Aprile 2014, SOFTWATCH, un’azienda che esegue analisi sui software, ha rilasciato uno studio condotto su 51 compagnie di diversi settori e differenti regioni del mondo, monitorando l’attività di MS su 148.000 utenti per un periodo superiore a tre mesi. Il report afferma che, in media, gli impiegati utilizzano MS per soli 48 minuti al giorno. L’applicazione più importante è Outlook (33 minuti al giorno), mentre Power Point è quasi inutilizzato (2 minuti al giorno).

Lo stesso studio comprende anche un’analisi del tempo speso a visualizzare o modificare email e documenti. Per questa analisi di valutazione, gli utenti sono stati segmentati nel seguente modo:

  1. Utenti inattivi – coloro che hanno l’applicazione installata nel loro dispositivo ma non ne usufruiscono
  2. Visualizzatori – coloro i quali visualizzano presentazioni, documenti, spreadsheets e email ma non eseguono alcuna attività di modifica
  3. Utenti Poco Attivi – utenti che eseguono delle piccole modifiche
  4. Utenti Attivi – utenti che modificano in maniera significativa

Partendo da 12 minuti per Word e 18 per Excel, per distinguere utenti poco attivi da utenti attivi, la valutazione rivela che la maggior parte delle applicazioni MS Office vengono utilizzate per visualizzare ed eseguire piccole modifiche, la percentuale di modifiche sostanziali rimane bassa. Infatti, gli utenti attivi sono il 2% per Power Point, il 9% per Word ed il 19% per Excel.

Che significato hanno questi risultati ai fini della vostra organizzazione? Molte compagnie sostengono che MS Office è necessario per una grande maggioranza dei dipendenti, quando solo una piccola percentuale degli impiegati utilizza capacità di modifche avanzate.

Ora, per tornare alla domanda iniziale: non state pagando eccessivamente per la vostra licenza di MS Office? Probabilmente SI, se la maggior parte dei vostri utenti eseguono piccole modifiche o fanno solo visualizzazione. Quindi, non è tempo di considerare soluzioni alternative? La vostra azienda potrebbe risparmiare circa l’80% delle spese di licenza utilizzando un ambiente ibrido e facendo migrare gli utenti poco attivi verso una suite di produttività cloud in modalità Software-as-a-Service (SaaS), come Google Apps, in modo tale che i dipendenti mantengano le funzionalità di cui hanno necessità. Inoltre, le suite di produttività offrono servizi aggiuntivi di collaborazione e mobilità non disponibili con il solo uso di MS-Office.